Qu'est-ce que le diagnostic « 4 portes » ?
Un contrôle en ligne de votre base clients avant la facturation électronique. Chaque fiche client est confrontée à quatre portes successives : le pays et l'adresse (porte 1), les identifiants SIREN, SIRET et numéro de TVA (porte 2), l'existence de l'entreprise au registre (porte 3) et l'adressage électronique de la facture (porte 4). Le rapport dit combien de fiches passent, ce qui arrête les autres, et qui doit agir.
Mon fichier est-il conservé ?
Non. Le fichier déposé est lu puis effacé immédiatement, avant même le début de l'analyse. Seules les lignes utiles au diagnostic sont gardées le temps de l'analyse, puis supprimées dès que le rapport est produit ; sans confirmation, elles sont effacées au bout de 30 minutes.
Combien coûte le diagnostic ?
La synthèse est toujours offerte. Le rapport détaillé, fiche par fiche, est offert jusqu'à 10 lignes, deux fois par jour (au-delà, tarif du premier palier). Au-delà : 29 € HT de 11 à 100 lignes, 79 € HT de 101 à 500 lignes. Le prix est annoncé avant tout paiement.
Quel fichier faut-il déposer ?
Un extract de votre base clients au format Excel (.xlsx) ou CSV, de 500 lignes et 2 Mo au plus, une ligne par client et les intitulés en première ligne. Les colonnes indispensables sont la raison sociale, l'adresse (n° et rue, sans le code postal ni la ville), le code postal, la ville et le pays ; le SIREN, le SIRET et le numéro de TVA sont vérifiés s'ils sont présents. Les intitulés usuels sont reconnus sans renommage.
Quels registres publics sont consultés ?
Pour les clients français : le répertoire Sirene et l'API Sirene de l'INSEE (existence, établissements ouverts ou fermés) et le BODACC (procédures collectives). Pour les numéros de TVA de l'Union européenne : le VIES de la Commission européenne. Aucun registre d'un autre pays n'est consulté. Ces registres peuvent être momentanément indisponibles ; le rapport indique alors la fiche comme non vérifiée.
Mes clients hors de France sont-ils vérifiés ?
En partie seulement. Aucun registre de leur pays n'est consulté : le diagnostic contrôle le pays, l'adresse et la forme des identifiants ; pour un client de l'Union européenne, il soumet aussi au VIES le n° de TVA de l'Union que porte la fiche ; le VIES dit si le numéro est actif, pas si l'entreprise existe encore. L'existence de ces clients (cessée, fermée, en procédure) n'est donc pas vérifiée. Le rapport les compte à part et dit, chiffres à l'appui, ce qui a été interrogé pour eux et ce qui ne l'a pas été.
Quand la facturation électronique devient-elle obligatoire ?
Selon l'administration fiscale, toutes les entreprises doivent pouvoir recevoir des factures électroniques à partir du 1er septembre 2026 ; l'émission est obligatoire à cette date pour les grandes entreprises et les ETI, et à partir du 1er septembre 2027 pour les PME et les micro-entreprises. Une fiche client incomplète ou erronée fait rejeter la facture.
Le diagnostic corrige-t-il ma base clients ?
Non. Il dit quoi corriger et qui doit agir ; le rapport détaillé propose en plus les valeurs qui sont des faits de registre public, à confirmer avant de corriger. Pour corriger et suivre une base en continu — elle change tous les jours — ou pour plus de 500 fiches, le logiciel Base Sociétés prend le relais, sur devis.