Quatre portes, dans l'ordre où une fiche les franchit : une porte ne se juge que si la précédente est passée. Rouge : ce qui empêche la fiche de passer. Violet : un point de vigilance, qui ne l'empêche pas de passer (contredit par une source, à surveiller). Gris : une porte que ce diagnostic ne vérifie pas. La cinquième bulle n'est pas une porte : c'est le constat. « Prête » suppose l'adressage par défaut, au SIREN : si votre client vous a communiqué une adresse de facturation électronique plus précise (SIREN_SIRET, SIREN_code service…), c'est elle qu'il faut utiliser ; portée dans une colonne « adresse de facturation électronique » du fichier, elle est contrôlée à la porte 4 (forme, SIREN et SIRET de la fiche).
Le pays fixe le régime, le régime fixe les règles. Un client français relève de l'e-invoicing (la facture circule par une plateforme agréée : une donnée manquante fait rejeter la facture). Un client de l'Union relève de l'e-reporting sur son n° de TVA intracommunautaire ; un client hors Union de l'e-reporting sur son identité.
| Régime | Obligation | Vérifié aux registres | Fiches | Prêtes | Ne passent pas | Taux prêtes |
|---|---|---|---|---|---|---|
| France | e-invoicing (plateforme agréée) | répertoire Sirene (INSEE) et BODACC | 12 | 5 | 7voir › | 41,7 % |
| Union européenne | e-reporting sur n° de TVA | n° de TVA soumis au VIES (1 fiche) ; aucun registre du pays | 1 | 0 | 1voir › | 0,0 % |
| Hors UE | e-reporting sur identité | aucun registre du pays | 1 | 1 | 0 | 100,0 % |
| Pays non reconnu | inconnu : aucune règle applicable | pays à renseigner : règles inconnues | 1 | 0 | 1voir › | 0,0 % |
Porte vérifiée sur le fichier. 15 fiches se présentent à cette porte : 13 passent, 2 ne passent pas.
| Ce qui ne passe pas | Fiches | Quoi faire |
|---|---|---|
adresse incomplète : code postal absent | 1voir › | Compléter le code postal (exigé en France et dans l'Union européenne). |
pays absent ou non reconnu | 1voir › | Renseigner le pays de chaque client : il fixe le régime (e-invoicing ou e-reporting) et donc la liste des contrôles. Le pays par défaut n'existe pas. |
Porte vérifiée sur le fichier et, pour les fiches françaises, au répertoire Sirene de l'INSEE (existence, établissement) ; les n° de TVA de l'Union, soumis au registre européen de TVA (VIES). 13 fiches se présentent à cette porte : 8 passent, 5 ne passent pas (2 ne s'y présentent pas, arrêtées à une porte précédente).
| Ce qui ne passe pas | Fiches | Quoi faire |
|---|---|---|
SIREN mal formé | 2voir › | Corriger le SIREN : sa clé de contrôle est fausse (chiffre inversé, numéro tronqué). Attention : sur ces 2 fiches, 1 porte le numéro ailleurs dans le fichier (colonne SIRET, ou n° de TVA) — le rapport détaillé dit où, fiche par fiche. |
n° de TVA absent (France) | 2voir › | Compléter le n° de TVA : en France il se déduit du SIREN et se confirme au registre européen de TVA (VIES). Attention : sur ces 2 fiches, 1 porte un SIREN inconnu du répertoire Sirene : le vérifier d'abord. |
SIREN absent | 1voir › | Retrouver le SIREN de ce client français depuis son nom et son adresse au répertoire Sirene (INSEE). |
| Points de vigilance (la fiche passe quand même) | Fiches |
|---|---|
| Le SIRET désigne un établissement situé dans une autre commune que celle du client. | 2voir › |
| Le n° de TVA français et le SIREN du client ne correspondent pas : l'un des deux est faux. | 1voir › |
| Entité non assujettie à la TVA (le registre européen ne connaît pas le numéro que son SIREN donnerait) : ne renseignez aucun n° de TVA sur ses factures, elles se font sur le SIREN. | 1voir › |
| Entité probablement non assujettie à la TVA : l'annuaire des entreprises ne publie aucun numéro pour elle, et le registre européen n'a pas répondu. Sa facture se fait sur le SIREN ; demandez son n° de TVA au client si vous avez un doute. | 1voir › |
Porte vérifiée au répertoire Sirene (INSEE) pour 9 fiches françaises ; non vérifiée pour 2 fiches hors de France : aucun registre de leur pays n'est consulté. 8 fiches se présentent à cette porte : 6 passent (dont 1 hors de France, non vérifiée), 2 ne passent pas (7 ne s'y présentent pas, arrêtées à une porte précédente).
| Ce qui ne passe pas | Fiches | Quoi faire |
|---|---|---|
entité cessée ou établissement fermé | 2voir › | Sur ces 2 fiches, 1 désigne une entreprise qui a cessé son activité (vérifier le SIREN ; s'il est juste, rechercher le repreneur, sinon archiver la fiche) et 1 un établissement fermé ou inconnu dans une entreprise active (vérifier le SIRET, puis choisir un établissement ouvert de l'entreprise). |
Porte vérifiée en partie : établissements indistinguables et, quand le fichier la porte, l'adresse de facturation électronique communiquée (forme, SIREN, SIRET) ; son inscription à l'annuaire se confirme sur le réseau. 6 fiches se présentent à cette porte : 6 passent (9 ne s'y présentent pas, arrêtées à une porte précédente).
| Points de vigilance (la fiche passe quand même) | Fiches |
|---|---|
| Client du secteur public (répertoire Sirene) : sa facture passera par Chorus Pro, le portail de l'État. Beaucoup d'organismes publics exigent, en plus du SIRET, une référence propre au service qui commande — souvent appelée « code service », parfois accompagnée d'un numéro d'engagement. Sans elle, la facture est rejetée même quand la fiche est complète, et aucun registre public ne la publie : demandez-la à votre client. | 1voir › |
Vérifications en ligne effectuées :
Regroupées par qui doit agir, puis triées par porte et par ligne du fichier (le numéro est celui de la ligne dans votre tableur). Une fiche qui passe n'apparaît que si elle porte un point de vigilance. Sous chaque fiche, le résultat de chacun des contrôles effectués.
| Ligne | Client | Régime | Porte | Constat | Quoi faire |
|---|---|---|---|---|---|
| 7 | ZÊTA NÉGOCE (C0106) | France | 2 · Identification | manquant | Retrouver le SIREN de ce client français depuis son nom et son adresse au répertoire Sirene (INSEE). |
Valeur proposée : SIREN 816 677 884 · votre fichier : vide (répertoire Sirene de l'INSEE : « ZETA NEGOCE », entité active, seul candidat au nom et à la commune de la fiche ; le registre ne connaît aucun établissement à son code postal, souvent un CEDEX, à confirmer avant de corriger) Valeur proposée : n° de TVA intracommunautaire FR01 816 677 884 · votre fichier : vide (dérivé du SIREN retrouvé, publié par l'annuaire des entreprises de l'État pour cette entité active) Valeur proposée : SIRET 816 677 884 00032 · votre fichier : vide (répertoire Sirene de l'INSEE : établissement ouvert dans la commune de la fiche, 34070 MONTPELLIER, à confirmer avant de corriger) À savoir Recherche au répertoire par nom et code postal : entreprise retrouvée (valeur proposée) Contrôles : ✓ Passés : Pays, Adresse, Raison sociale → SIREN, SIRET, TVA : absents du fichier, valeurs proposées ci-dessus – Non jugés : Entité active, BODACC | |||||
| 10 | IOTA ROBOTIQUE (C0109) | France | 2 · Identification | manquant | Compléter le n° de TVA : en France il se déduit du SIREN et se confirme au registre européen de TVA (VIES). |
Valeur proposée : n° de TVA intracommunautaire FR33 839 900 115 · votre fichier : vide (dérivé du SIREN, publié par l'annuaire des entreprises de l'État pour cette entité active) À savoir Point de vigilance : Procédure collective publiée au BODACC (liquidation) : Jugement de conversion en liquidation judiciaire ; facturation à sécuriser. INSEE : entité active, établissement ouvert (1 établissement ouvert sur 5) Contrôles : ✓ Passés : Pays, Adresse, Raison sociale, SIREN, SIRET, Entité active → TVA : absente du fichier, valeur proposée ci-dessus ! Procédure collective : BODACC | |||||
| 13 | MU DISTRIBUTION (C0112) | France | 2 · Identification | mal formé | Corriger le SIREN : sa clé de contrôle est fausse (chiffre inversé, numéro tronqué). |
Valeur proposée : SIREN 791 233 448 · votre fichier : 971 233 448 (répertoire Sirene de l'INSEE : « MU DISTRIBUTION », entité active, retrouvé au répertoire par nom et code postal ; le SIREN saisi n'en diffère que par deux chiffres inversés, à confirmer avant de corriger) Valeur proposée : n° de TVA intracommunautaire FR67 791 233 448 · votre fichier : vide (dérivé du SIREN retrouvé, publié par l'annuaire des entreprises de l'État pour cette entité active) Valeur proposée : SIRET 791 233 448 00020 · votre fichier : vide (répertoire Sirene de l'INSEE : établissement ouvert au code postal de la fiche, 69002 LYON, à confirmer avant de corriger) À savoir Recherche au répertoire par nom et code postal : entreprise retrouvée (valeur proposée) Contrôles : ✓ Passés : Pays, Adresse, Raison sociale ✗ Ne passe pas : SIREN du fichier → SIRET, TVA : absents du fichier, valeurs proposées ci-dessus – Non jugés : Entité active, BODACC | |||||
| Ligne | Client | Régime | Porte | Constat | Quoi faire |
|---|---|---|---|---|---|
| 12 | LAMBDA TOURS SPRL (C0111) | Union européenne | 1 · Pays & localisation | manquant | Adresse postale incomplète : compléter code postal. |
À savoir Point de vigilance : Un SIREN français sur un client d'un autre pays : l'un des deux est faux. · Ce numéro n'a pas pu être vérifié, et pour un client de l'Union c'est le seul identifiant : aucun autre élément ne le corrobore. Relancer le diagnostic plus tard, ou faire confirmer le numéro par le client. Contrôles : ✗ Ne passe pas : Adresse ! Points de vigilance : Pays (SIREN français, pays étranger), TVA (non vérifiée au registre européen) – Non jugés : Raison sociale, VIES, Entité active (aucun registre de son pays n'est consulté) | |||||
| 14 | NU BUSINESS SERVICES LDA (C0113) | Pays non reconnu | 1 · Pays & localisation | manquant | Renseigner le pays de chaque client : il fixe le régime (e-invoicing ou e-reporting) et donc la liste des contrôles. Le pays par défaut n'existe pas. |
Contrôles : ✗ Ne passe pas : Pays – Non jugés : Adresse, Raison sociale | |||||
| 3 | BETA VOYAGES (C0102) | France | 2 · Identification | mal formé | La colonne SIREN contient un SIRET (14 chiffres, bien formé) : il est rangé dans la mauvaise colonne. Remettre chaque identifiant dans sa colonne (le SIREN fait 9 chiffres, le SIRET 14). |
Contrôles : ✓ Passés : Pays, Adresse, Raison sociale ✗ Ne passe pas : SIREN – Non jugés : SIRET, TVA, Entité active, BODACC | |||||
| 16 | OMICRON AÉRO SERVICES (C0115) | France | 2 · Identification | manquant | Compléter le n° de TVA une fois le SIREN vérifié : en France il se déduit du SIREN et se confirme au registre européen de TVA (VIES). |
À savoir Point de vigilance : SIREN inconnu du répertoire Sirene (INSEE) : vérifier ce numéro. Contrôles : ✓ Passés : Pays, Adresse, Raison sociale ✗ Ne passe pas : TVA ! Point de vigilance : SIREN (inconnu du répertoire) – Non jugés : SIRET, Entité active, BODACC | |||||
| 8 | ÊTA INFORMATIQUE (C0107) | France | 3 · Vie de l'entité | contredit par un registre | Le SIREN de cette fiche désigne une entreprise qui a cessé son activité (« ETA SERVICES » au répertoire Sirene) : vérifier d'abord ce SIREN, une erreur de saisie donne ce résultat ; s'il est juste, rechercher le repreneur, sinon archiver la fiche. |
À savoir INSEE : le SIRET de la fiche désigne une entreprise qui a cessé son activité (« ETA SERVICES ») | |||||
| 9 | THÊTA INTÉRIM (C0108) | France | 3 · Vie de l'entité | contredit par un registre | Le SIRET de cette fiche désigne un établissement fermé : vérifier ce SIRET, puis choisir un établissement ouvert de l'entreprise. |
À savoir Point de vigilance : Ce SIREN vivant compte plusieurs établissements ouverts et la fiche n'en désigne aucun (SIRET absent, mal formé ou fermé au registre) : en choisir un parmi ses établissements ouverts. INSEE : établissement fermé (22 établissements ouverts sur 73) Contrôles : ✓ Passés : Pays, Adresse, Raison sociale, SIREN, Entité active, BODACC ✗ Ne passe pas : SIRET – Non jugé : TVA 22 établissements ouverts pour ce SIREN, aucun au code postal de la fiche — le siège et les plus proches : 41889900100014 75008 PARIS (siège) ; 41889900100212 33300 BORDEAUX ; 41889900100311 33700 MÉRIGNAC | |||||
| Ligne | Client | Régime | Porte | Constat | Quoi faire |
|---|---|---|---|---|---|
| 4 | CSE GAMMA SYSTÈMES (C0103) | France | toutes passées | prête | Point de vigilance : Le n° de TVA français et le SIREN du client ne correspondent pas : l'un des deux est faux. · Le SIRET désigne un établissement situé dans une autre commune que celle du client. |
À savoir INSEE : entité active, établissement ouvert (1 établissement ouvert sur 2) Contrôles : ✓ Passés : Pays, Adresse, Raison sociale, SIREN, Entité active, BODACC ! Points de vigilance : SIRET (établissement d'une autre commune), TVA (ne correspond pas au SIREN) | |||||
| 5 | ASSOCIATION DELTA SANTÉ (C0104) | France | toutes passées | prête | Point de vigilance : Entité non assujettie à la TVA (le registre européen ne connaît pas le numéro que son SIREN donnerait) : ne renseignez aucun n° de TVA sur ses factures, elles se font sur le SIREN. |
À savoir INSEE : entité active, établissement ouvert (3 établissements ouverts sur 6) Contrôles : ✓ Passés : Pays, Adresse, Raison sociale, SIREN, SIRET, TVA (non assujettie : aucun numéro à renseigner), Entité active, BODACC | |||||
| 6 | SYNDICAT EPSILON (C0105) | France | toutes passées | prête | Point de vigilance : Entité probablement non assujettie à la TVA : l'annuaire des entreprises ne publie aucun numéro pour elle, et le registre européen n'a pas répondu. Sa facture se fait sur le SIREN ; demandez son n° de TVA au client si vous avez un doute. |
À savoir INSEE : entité active, établissement ouvert (1 établissement ouvert sur 1) Contrôles : ✓ Passés : Pays, Adresse, Raison sociale, SIREN, SIRET, Entité active, BODACC ! Point de vigilance : TVA (probablement non assujettie : à vérifier auprès du client) | |||||
| 15 | CCAS DE XI-SUR-LEZ (C0114) | France | toutes passées | prête | Point de vigilance : Le SIRET désigne un établissement situé dans une autre commune que celle du client. · Client du secteur public (répertoire Sirene) : sa facture passera par Chorus Pro, le portail de l'État. Beaucoup d'organismes publics exigent, en plus du SIRET, une référence propre au service qui commande — souvent appelée « code service », parfois accompagnée d'un numéro d'engagement. Sans elle, la facture est rejetée même quand la fiche est complète, et aucun registre public ne la publie : demandez-la à votre client. |
À savoir INSEE : entité active, établissement ouvert (3 établissements ouverts sur 4) Contrôles : ✓ Passés : Pays, Adresse, Raison sociale, SIREN, TVA (conforme au SIREN), Entité active, BODACC ! Points de vigilance : SIRET (établissement d'une autre commune), Chorus Pro (client public : code service à demander) | |||||
Votre base clients est très mouvante — l'hôtellerie, le BTP, l'intérim, l'e-commerce en créent et en ferment tous les jours ? Ou votre volumétrie est importante ? Ce diagnostic dit quoi faire ; Base Sociétés le fait.
Base Sociétés est un logiciel, édité par Hexashift : il s'achète, s'installe et se branche sur votre base clients. Il dérive, contrôle, compare et propose — et n'écrit jamais par-dessus une donnée existante sans qu'un humain ait validé. 3 de vos 9 fiches qui ne passent pas se corrigent depuis les registres publics.
Une base clients est vivante : tous les jours, une société cesse, déménage, ouvre un établissement, change de n° de TVA. Ce rapport la photographie à une date ; le logiciel la suit en continu. Traiter le sujet une seule fois, c'est le retraiter dans six mois.
Colonnes reconnues : Code client → Code client, Raison sociale → Raison sociale, Adresse → Adresse (n° et rue), Code postal → Code postal, Ville → Ville, Pays → Pays, Code pays → Code pays (ISO), SIREN → SIREN, SIRET → SIRET, TVA intracommunautaire → N° de TVA intracommunautaire.